À partir du 1er septembre 2024, les employeurs et travailleurs belges qui exercent des activités de nettoyage de biens immobiliers devront enregistrer leurs présences sur leur lieu de travail. Que dit précisément cette nouvelle loi ? Comment les entreprises de nettoyage doivent-elles procéder pour répondre aux exigences de l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS) ?
Check In and Out at Work (CIAO) : le service d’enregistrement des présences pour les entreprises de nettoyage
Les travailleurs salariés, les indépendants, les intérimaires et les stagiaires qui exécutent des activités d’entretien ou de nettoyage dont « la finalité est de rendre propre un bien immobilier pour le compte d’un tiers » sont concernés par l’obligation d’enregistrement en temps réel du début et de la fin des prestations, ainsi que des intervalles de repos. Initialement prévue à partir du 1er avril, cette nouvelle loi entrera en vigueur le 1er septembre 2024. À savoir qu’aucune sanction ne sera applicable jusqu’au 31 décembre 2024, laissant le temps nécessaire aux entreprises de se conformer aux nouvelles demandes législatives.
Comment ça marche ?
Pour chaque lieu de travail, toute personne exécutant des travaux dans le secteur du nettoyage doit disposer d’un système permettant l’enregistrement électronique des présences et des intervalles de repos. Les employeurs et entrepreneurs sont quant à eux, tenus de déclarer leurs travaux à l'ONSS, une procédure communément appelée "Déclaration Article 30bis".
Les obligations de déclaration et d'enregistrement s'appliquent en fonction de la valeur des travaux réalisés :
pour des travaux dont la valeur dépasse 30.000 € sans intervention de sous-traitants
pour des travaux de plus de 5.000 € impliquant un seul sous-traitant
pour des travaux de moins de 5.000 € lorsque deux sous-traitants ou plus sont impliqués
Les entreprises concernées effectuent la déclaration des travaux dépassant les seuls via le service en ligne de l’ONSS disponible depuis le 1er janvier 2024 : Check In and Out at Work (CIAO). Lors de la déclaration, le système génère un QR-code et une URL spécifique qui peuvent être utilisés pour l'enregistrement des présences des travailleurs. L’objectif est de garantir une traçabilité et une transparence complète sur les heures de travail des employés afin de respecter les réglementations en vigueur.
Existe-t-il une solution clé en main pour l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage ?
Pour respecter les obligations légales et éviter les sanctions, les entreprises ou donneurs d’ordre dans le secteur du nettoyage doivent faire face aux enjeux suivants :
- Informer leurs employés de l’obligation d’enregistrement
- Mettre à disposition un système de pointage IN & OUT efficace
- S’assurer du bon transfert des données à l’ONSS
Comme indiqué précédemment, le gouvernement belge met à disposition sur son service en ligne Check In and Out at Work, un système d’enregistrement pour les travailleurs :
Enregistrement à l’aide d’un smartphone : la déclaration de travaux introduite
pour les prestations de nettoyage génère un code QR et une URL à transmettre
aux travailleurs concernés. Pour chaque enregistrement dans le service en ligne,
l’employeur reçoit une confirmation.
Enregistrement à l’aide d’un logiciel : en choisissant le web service de l’ONSS,
les travailleurs doivent s’enregistrer à l’aide d’un badge, d’un système de suivi ou
d’une application tierce. L’avantage de ce système est l’intégration à un logiciel externe tel qu’une solution de planification ou de géolocalisation.
Pourquoi intégrer Check In and Out at Work à un logiciel de suivi de flotte ?
La combinaison du système d’enregistrement pour le personnel de nettoyage Check In and Out at Work et d’une solution de géolocalisation offre des fonctionnalités avancées pour garantir la conformité, protéger les droits de tous les travailleurs impliqués et simplifier le travail administratif que cela génère. En effet, bump propose une solution de pointage simple et automatisée dédiée aux entreprises de nettoyage dont :
- le suivi en temps réel des activités des équipes de nettoyage grâce au lecteur
d’identification au choix (Scan, clé dallas, application mobile, badge…)
- la transmission en temps réel des présences des équipes et des sous-traitants à
l’ONSS
- les rapports automatiques d'activité et de paie par lieu de travail ou par collaborateur
- les alertes personnalisées pour détecter les erreurs avant déclaration
Ainsi, tout comme la règlementation Check in at Work des entreprises de la Construction, l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage sera rendu obligatoire à partir du 1er septembre 2024. Les entreprises de nettoyage ont jusqu’à la fin de l’année pour se faire accompagner dans la mise en place du service Check In and Out at Work. L’occasion idéale pour adopter une solution digitale tout en un, faciliter l’enregistrement des équipes et améliorer la gestion des activités de nettoyage.
Pour en savoir plus sur notre solution dédiée pour l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage, téléchargez la brochure !
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